Soluciones para conferencias: Cuándo elegir un sistema digital para conferencias

Imagine una reunión cumbre con cientos de delegados de todo el mundo. Los delegados están sentados frente a micrófonos de escritorio y un gran número usa auriculares. Hay una placa de identificación frente a cada delegado, que indica la nación a la que representa. Además de los oyentes, hay un número casi equivalente de intérpretes. En alguna parte de este entorno, una pequeña cuadrilla técnica se asegura de que todos puedan escuchar, de que los intérpretes estén sincronizados apropiadamente con el representante extranjero correspondiente y que los micrófonos estén funcionando.

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Los Unidyne III dominan la Convención Constitucional de Illinois de 1970

Si bien esa imagen puede traer recuerdos de las Reuniones del Consejo de Seguridad de la ONU en la década de 1970, los sistemas de audio que hacen posible las reuniones multilingües a gran escala han evolucionado a paso firme hacia el siglo XXI. Los sistemas de audio para conferencias, portátiles o permanentes, han sufrido muchas modificaciones, que agregaron características de comodidad y control que abarcan las necesidades de las municipalidades, salas de juntas, compañías de alquileres, centros de conferencias y salas de tribunales.

En esta publicación, analizaremos:

  • La diferencia que hay entre los sistemas de conferencias y los sistemas de debate
  • Los motivos para elegir un sistema para debate y
  • Lo que Shure tiene para agregar a la conversación

Dos clases de reuniones

Muchas reuniones están configuradas con base en un modelo “uno a muchos”, como una presentación o una disertación. El sistema de sonido distribuye la voz de unos pocos oradores que están al frente de la sala a los oyentes en la audiencia. Un sistema tradicional de refuerzo del sonido, con un micrófono para cada orador y altavoces montados en las paredes o el techo, con seguridad cumplirá su cometido en estos tipos de reuniones.

Pero algunas reuniones utilizan un formato de “muchos a muchos” con una mesa redonda o una mesa ovalada con asientos en la parte exterior. En estas reuniones, todos pueden ser oradores y oyentes y necesitan ser capaces de hablar y ser escuchados por todos los demás. En estos tipos de reuniones es más difícil utilizar un sistema estándar de sonido, debido a que los altavoces por lo general apuntan hacia los micrófonos, lo que dificulta controlar la retroalimentación.

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Las reuniones “uno a uno” frente a “muchos a muchos” requieren de soluciones de audio diferentes

Lograr un audio claro e inteligible se dificulta todavía más si se cumplen cualquiera de las siguientes situaciones:

La acústica es deficiente. El sonido de fondo y reflejado dificultan que las personas puedan escuchar, lo que obliga a aumentar el volumen del sistema y a menudo provoca una retroalimentación. Mejorar la acústica de la sala es por lo general caro y difícil y es prácticamente imposible cuando se trata de un edificio histórico.

La reunión es de gran tamaño. Agregar micrófonos requiere de una consola mezcladora más grande, además de un cable de micrófonos “de recogida” que conecte cada micrófono de vuelta a la mezcladora. Esto aumenta los costos y el tiempo de instalación. A mayor cantidad de personas, más difícil será que un técnico active el micrófono correcto en el momento oportuno. Las consolas mezcladoras automáticas funcionan bien si las reuniones son de carácter informal y de flujo libre, pero pueden ser inapropiadas para las reuniones más oficiales.

La configuración es temporal. En instalaciones permanentes como un centro de capacitación corporativa, el cableado necesario puede ocultarse en las paredes, el techo o incluso en los muebles. Sin embargo, si la reunión se realiza en un salón de baile alquilado en un hotel, la configuración parecerá más la de un concierto que la de una convención.

La reunión es formal. Brindar al líder de la reunión la capacidad de “otorgarle la palabra” a un orador específico no es una tarea fácil cuando se trata de micrófonos y mezcladores convencionales, especialmente si la configuración es temporal.

Si se hablan varios idiomas. Esto requiere una interpretación simultánea de los comentarios de cada uno de los oradores hacia todos los demás idiomas y direccionar esa señal de audio a cada uno de los asientos. Utilizar componentes convencionales de audio representa configurar un sistema de audio muy complicado que requiere de mucho tiempo para configurarlo, probarlo y administrarlo.

 

Un sistema de sonido diseñado para conferencias

Existen sistemas de audio especializados que están diseñados específicamente para superar los desafíos mencionados anteriormente. Los sistemas de “audio para conferencias” combinan el micrófono, el control y el altavoz en una sola unidad integrada.

En lugar de que cada micrófono se conecte al mezclador, los micrófonos para conferencias se conectan en serie entre sí, en forma de cadena , utilizando cables CAT5e blindados en lugar de cables convencionales para micrófonos. Una unidad de control central ubicada en el extremo principal alimenta a cada unidad de micrófono y se encarga del enrutamiento y control del audio.

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En primer lugar, tenemos una pregunta práctica. Si las reuniones a las que la mayoría de nosotros asiste, ya sea en persona, telefónicamente o por Internet, sirven de ejemplo, sabemos que todos tratan de hablar al mismo tiempo (posiblemente superponiéndose unos con otros) y puede ser muy frustrante. En un grupo de 20 o 200 personas, ¿de qué forma el sistema para conferencias o de debate resuelve este problema? Para obtener orientación recurrimos a Adinaldo Neves, Especialista Sr. de Desarrollo de Mercado para Shure América Latina.

Esto es lo que nos comentó Adinaldo: “Cuando hay muchos participantes en la misma sala, las personas de manera natural pasan del modo conversacional al modo ‘salón de clases’, donde solicitan que se les ceda la palabra antes de hablar, por lo general levantando la mano. Uno de los beneficios principales de un sistema para conferencias como el DDS 5900, es que puede configurarse en cualquiera de los dos modos, para que cualquier persona hable cuando desee hacerlo, o que deba presionar un botón para ‘levantar la mano’ electrónicamente, y aguardar hasta que el líder de la reunión active el micrófono. Un sistema para debate o para conferencias no solo se adapta al tamaño de la reunión, sino que también se adapta al estilo de la misma”.

 

Sistemas de debate frente a sistemas para conferencias

A medida que el uso de estos sistemas en las reuniones fue creciendo, emergieron dos tipos bien definidos: los “sistemas para conferencias” y los “sistemas de debate”. Ambos tipos proporcionan las características fundamentales que una reunión típica necesita:

Refuerzo de sonido

Control del micrófono (por parte de los usuarios individuales o del líder de la reunión)

Conexión a un equipo de grabación o de videoconferencia adicional

La diferencia entre estos dos tipos de soluciones para conferencias radica en la magnitud y el conjunto de características. Con tantas cosas en común, nos preguntamos qué criterios podría utilizar un cliente al momento de elegir entre un sistema digital para debate y un sistema digital para conferencias. Adi brindó estas directrices.

 

Cuándo elegir un sistema digital para conferencias

El cliente necesita un sistema de sonido del tipo “todo en uno”

Un sistema para conferencias es un sistema instantáneo de sonido que no requiere de nada más en lo que respecta a un equipo externo, cada unidad de audio está integrada por un altavoz, un amplificador y un micrófono, y la fuente de alimentación y el cerebro del sistema están contenidos en una unidad central (Central Unit, CU). Incorpora todo lo necesario para llevar a cabo una reunión exitosa.

El sistema debe ser portátil y fácil de configurar

En el caso de las reuniones temporales, configurar un sistema de audio puede demandar mucho tiempo y resultar en cables por todo el piso. Debido a que las unidades para conferencias están unidas entre sí con una cadena, configurar este sistema es casi tan sencillo como conectar una impresora. Si lo desea, el líder de la reunión puede ajustar el volumen, activar los micrófonos y controlar todo el sistema mediante una computadora, una tableta o un iPad.

Sonido consistente, sin retroalimentación, en cualquier sala

Probablemente la preocupación principal de cualquier persona que haya organizado una reunión es que el volumen del sistema no sea lo suficientemente alto, o que proporcione retroalimentación antes de que sea lo suficientemente alto. El diseño de micrófono cerrado/altavoz cerrado permite que el sistema brinde un sonido espectacular y sin retroalimentación, independientemente del tamaño o la acústica de la sala.

 

Cuándo configurar un sistema digital de debate

Los participantes hablan muchos idiomas

Si bien la mayoría de las reuniones en Norteamérica pueden ser atendidas utilizando los dos idiomas del DDS 5900, por lo general, las conferencias internacionales requieren de soporte para idiomas adicionales. El sistema de debate digital DCS 6000 permite que cada participante seleccione hasta 31 idiomas.

Se requiere de una consulta o votación

Los pabellones de disertación, los órganos legislativos o las grandes reuniones corporativas a menudo requieren de medios para que los participantes puedan realizar una consulta o votar. Gracias a un software adicional, el DCS 6000 puede configurarse para realizar una encuesta/votación y proporciona medios automatizados para registrar y visualizar los resultados.

Se requieren características personalizadas

Algunos clientes necesitan características especiales que se ajusten a los protocolos particulares de las reuniones de su organización. El DCS 6000, mediante el uso de software y hardware opcional, se puede expandir para realizar cosas como reconocer la tarjeta de identificación de cada participante, visualizar el orden del día de la reunión en una pantalla táctil o archivar los comentarios de cada participante.

 

¿Cuál es el papel de Shure en eso?

Hoy en día, es frecuente que las reuniones incluyan discursos de apertura de celebridades, actuaciones con música en vivo e incluso conferencias de prensa, además de las conversaciones formales entre los asistentes. Capturar un audio prístino en todas esas situaciones requiere de una hábil integración de los micrófonos alámbricos e inalámbricos, los sistemas de monitoreo personal, y los sistemas para conferencias.

Con la incorporación de la mundialmente reconocida marca de productos para conferencias DIS a la gama de micrófonos alámbricos e inalámbricos de Shure, ahora los integradores de sistemas podrán elegir entre la serie más amplia de soluciones de micrófono de la industria. Desde los económicos micrófonos alámbricos Centraverse, el avanzado sistema inalámbrico Microflex, el sistema para conferencias DDS 5900, hasta el sistema de debate DCS 6000. Existe un producto para cada una de las diversas actividades que conforman una reunión.

Los negocios, las organizaciones, las instituciones educativas y las municipalidades pueden beneficiarse de las capacidades únicas de los sistemas para conferencias y debate de Shure. Los Especialistas de Desarrollo de Mercado de Shure Shure están más que preparados para brindar asistencia a fin de encontrar la solución de audio ideal para cada cliente.

Si desea más información acerca de las soluciones para conferencias de Shure, visite: es.shure.com o contacte soporte@shure.com.

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